Au quotidien, vous utilisez Outlook, la boîte mail incluse dans Office 365. Si la messagerie s’avère efficace, la planification des réunions est quant à elle plutôt chronophage, nécessitant des échanges de mails et des changements multiples dans l’agenda pour arriver à trouver le moment qui convient au plus grand nombre d’invités. Ce temps est révolu grâce à l’application FindTime, qui vous permet de sélectionner en toute simplicité le meilleur créneau pour votre réunion.
Installer FindTime
Pour enrichir votre messagerie Outlook du module de planification de réunion FindTime, rien de plus simple, il vous suffit de procéder de l’une des deux façons suivantes :
Depuis le store d’Outlook, faites une recherche avec le nom de l’application. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le curseur à droite pour l’activer.
Depuis Internet, sur le site https://findtime.microsoft.com/, vous pouvez l’installer en quelques minutes.
Bon à savoir : Pour que FindTime soit effectif, quitter puis relancer Outlook est indispensable.
Proposer des créneaux horaires
Le concept de FindTime est de présenter différentes alternatives d’heure pour la réunion, afin que chacun puisse voter pour celui ou ceux qui lui conviennent le plus, sur le principe du sondage.
Pour proposer des créneaux, il suffit de choisir « New Meeting Poll », dans un nouveau mail, ou « Reply Meeting Poll », dans un mail de réponse. À partir de là, vous n’avez plus qu’à renseigner la durée de la réunion afin que FindTime vous présente une sélection d’horaires compatibles en fonction des plannings de vos invités. Il ne vous reste plus qu’à choisir quelques créneaux à proposer à vos collaborateurs, rajouter le lieu de la réunion, puis envoyer le mail d’invitation.
Bon à savoir : les invités ne sont pas tenus d’avoir une messagerie Outlook pour recevoir votre invitation FindTime.
Comme votre calendrier Office 365 est lié à FindTime, ce dernier va pré-réserver les créneaux dans votre agenda. Un gain de temps non négligeable, et surtout une diminution des risques de donner le même créneau pour deux meetings différents.
Planifier la date définitive
Chaque invité reçoit un mail indiquant les différents horaires disponibles pour la réunion. Il doit alors aller renseigner ses disponibilités en cliquant sur « Select Option ». Après authentification, il peut voter pour chaque créneau en quelques clics.
De votre côté, vous recevez un e-mail de notification à chaque nouveau vote. Dès lors que tous les invités ont donné leur avis, vous pouvez consulter les résultats et bloquer la date définitive. Il vous suffit pour cela de vous rendre dans l’application, puis de cliquer sur « View invite » en bas de la liste des votes. À vous de choisir le moment le plus adapté en fonction des disponibilités des participants et de l’importance de leur présence à la réunion.
Bon à savoir : il est possible d’attribuer à chaque invité un niveau de participation « obligatoire » ou « facultative » afin de déterminer les collaborateurs indispensables, sans lesquels la réunion ne peut avoir lieu.
Parfaitement approprié à Outlook et Office 365, FindTime est un allié de taille pour gagner du temps dans l’organisation de vos réunions. Néanmoins, si vous souhaitez programmer des réunions par un autre moyen que votre messagerie Outlook, l’outil Vyte pourra également vous donner entière satisfaction. Disponible sur Google Calendar, il permet aussi de planifier une réunion avec n’importe quel profil LinkedIn ou avec encore une communauté Slack.
