Si vous utilisez Lotus Notes comme système de messagerie pour votre entreprise, il peut être intéressant de basculer vers Exchange ou Office 365. Toutefois, si cette migration peut se passer totalement sans encombre, il convient pour cela de respecter un processus spécifique.

Pourquoi migrer de Lotus Notes vers Exchange ou Office 365 ?

Lors de son arrivée sur le marché, Lotus Notes était un service innovant et plein de promesses. Avec ses multiples fonctionnalités et outils il a su conquérir de nombreuses entreprises. Mais depuis quelques années, bon nombre de services de messagerie ont su mieux s’adapter à la demande et évoluer pour proposer des services plus appropriés. Il en ressort qu’aujourd’hui, Lotus Notes n’est plus la solution la mieux optimisée et migrer vers une autre messagerie offre des perspectives bien plus confortables pour votre entreprise.

De son côté, Microsoft a récemment annoncé une refonte d’Office 365 de sorte à offrir une solution encore plus adaptée aux besoins des utilisateurs. La suite bureautique 100% en ligne se révèle donc une alternative de choix pour remplacer Lotus Notes, notamment grâce à son recours important au Cloud qui permet meilleure accessibilité, même dans le cas de salariés mobiles. Vos collaborateurs peuvent ainsi créer, modifier et partager leurs documents en déplacement depuis leur mobile ou tablette iOS, Android™ ou Windows.

En optant pour Office 365 à la place de Lotus Notes, vous bénéficiez en plus d’une suite bureautique complète, constamment mise à jour avec la dernière version, avec des logiciels parfaitement inter-connectés, pour une plus grande fluidité d’utilisation au quotidien. D’autre part, les logiciels conçus par Microsoft sont connus et maîtrisés par la plupart des personnes ce qui vous permet de ne pas prévoir un temps de formation trop long pour migrer vers Exchange ou Office 365.

Comment effectuer une migration réussie ?

Pour réaliser une migration de Lotus Notes vers Exchange ou Office 365 rapide sans encombre, il est essentiel de respecter un certain processus.

Avant toute chose, il est indispensable de bien analyser les besoins de migration. En effet, selon les fonctionnalités que vous utilisez dans Lotus Notes, il n’y a probablement pas que des mails et des fichiers joints à faire migrer, mais aussi des contacts, des notes et des agendas. C’est également grâce à cette étape d’analyse que vous allez choisir les fonctionnalités d’Office 365 à mettre en place pour répondre à tous les besoins organisationnels.

La suite de la migration nécessite de consolider les données. Vous créez ainsi des comptes reprenant les informations liées à chaque utilisateur : noms, adresses, mots-de passe… Le temps de la transition, toutes ces informations sont regroupées sur un serveur annexe qui assure la gestion des mails entrants afin de ne perdre aucune donnée.

Des tests à petite échelle doivent bien sûr être effectués afin de s’assurer du bon fonctionnement de la migration et d’éviter un bug général. Une fois les tests validés, la migration finale doit s’effectuer rapidement pour ne pas impacter l’activité de votre entreprise. Elle peut être réalisée sur un ou plusieurs weekends pour ne pas nuire à votre activité, surtout dans le cas d’un grand nombre de messageries à faire migrer.

Migrer de Lotus Notes vers Exchange ou Office 365 est une opération à la fois bénéfique et complexe. Pour que l’opération se passe dans les meilleures conditions, il est nettement recommandé de faire appel à un expert en migration. Il vous accompagnera tout le long du processus afin de vous aider à faire la transition en douceur.