Update de cet article le 15 septembre 2023 :

Découvrez notre article dédié sur la nouvelle loi sur la protection des données qui est entrée en vigueur en Suisse le 1er septembre 2023, 31 ans après la précédente.

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Aujourd’hui, de nombreuses entreprises réalisent qu’elles ne respectent pas les obligations légales concernant l’archivage de données. Seulement, la plupart d’entre elles ignorent aussi ce qu’implique la loi d’archivage en Suisse pour les entreprises.

Afin de rendre plus clair le sujet et de vous rendre le plus opérationnel et efficace possible, voici nos réponses à vos questions les plus fréquentes concernant la conservation de vos archives..

Archivage des données en Suisse

Les documents concernés

  • Les comptes annuels (factures, bilan, rapport).
  • Les livres de comptes.
  • Les pièces comptables.
  • La correspondance commerciale.

Les entreprises concernées

  • Sociétés commerciales (sociétés collectives et société en nom collectif, SA, Sarl).
  • Les sociétés exerçant une activité commerciale avec un chiffre d’affaires dès CHF 100’000.-

La forme et la durée de conservation

  • Sous forme écrite, électronique ou de manière comparable.
  • Les données commerciales doivent être conservées pendant 10 ans après la fin de l’année commerciale.

Concernant la conservation électronique

  • Les documents ne doivent pas pouvoir être modifiés
  • Ils doivent restés lisible, ce qui implique une obligation d’actualisation pour le hardware et le software.
  • Ils doivent être disponibles
  • Les documents actuels doivent être séparés des documents d’archive

De nos jours, pour la plupart des entreprises, les données sont généralement sous la forme électronique et sous forme d’email. Il est important de ne pas oublier cet aspect et de se préparer à appliquer aussi cette loi pour vos e-mails.

De plus, cette obligation légale d’archivage apporte plusieurs avantages quant à la sauvegarde de vos données :

  • Les données sont retrouvées rapidement grâce à l’indexation.
  • Cela apporte une transparence des données.

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