Utilisez cette checklist pour évaluer votre situation :
Avez-vous identifié quels emails doivent être archivés ?
OuiNon
Existe-t-il une politique d'archivage documentée et communiquée ?
Les collaborateurs sont-ils formés à leurs obligations ?
Un responsable de l'archivage est-il désigné ?
Tous les emails professionnels sont-ils capturés automatiquement ?
Le système garantit-il l'intégrité des données (non-modification) ?
Les archives sont-elles accessibles rapidement (recherche performante) ?
Les métadonnées (date, expéditeur, destinataire) sont-elles préservées ?
Les pièces jointes sont-elles archivées avec les emails ?
Les collaborateurs sont-ils informés de l'archivage de leurs emails ?
Existe-t-il un mécanisme pour marquer les emails privés ?
L'accès aux archives est-il restreint aux personnes habilitées ?
Les logs d'accès sont-ils conservés ?
La durée de conservation de 10 ans est-elle respectée ?
Les archives sont-elles supprimées après expiration du délai ?
Pouvez-vous fournir rapidement des archives en cas d'audit ?
Disposez-vous d'une documentation prouvant votre conformité ?
Si vous avez répondu « Non » à plus de 3 questions, votre conformité est probablement insuffisante.
Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d’une conformité optimale pour vos documents.
Δ
