En cette période de crise sanitaire où le télétravail est de mise, le recours à des solutions de communication pour collaborer efficacement à distance est indispensable. Que ce soit pour garder le lien avec ses collègues ou ses clients, manager une équipe à distance ou gérer des projets, un outil performant est indispensable.
Des solutions telles que Microsoft Teams ou encore Zoom ne cessent de se développer pour proposer des services optimisés pour collaborer à distance. Si vous hésitez encore pour laquelle opter, nous vous proposons un comparatif de ces deux solutions.
Microsoft Teams, l’outil pour collaborer
Microsoft Teams est une plateforme de collaboration globale. Elle combine réunions, chats, appels et partage de fichiers avec la pile d’applications Office 365 pour rassembler tout le monde dans un espace de travail partagé.
Descendant direct de Skype Entreprise et Lync, Teams rassemble tous les éléments pour réussir une réunion à distance :
- audio et/ou visioconférence regroupant jusqu’à 250 personnes en simultanée, avec partage du son et de l’écran
- partage d’écran et prise de contrôle à distance pour un dépannage technique rapide ou une formation
- espace de messagerie instantanée avec 1 ou plusieurs destinataires, permettant d’échanger du texte, des images, des vidéos, mais aussi des émojis et des GIF.
Les avantages de Microsoft Teams
Un des avantages de Microsoft Teams c’est sa section d’équipe. Elle permet le travail collaboratif en dehors des temps de réunions sans s’échanger de nombreux allers-retours d’emails entre plusieurs collaborateurs pour suivre de l’avancée d’un projet, par exemple.
Grâce à ces espaces d’équipes que vous créez au sein de votre organisation, vous pouvez travailler à plusieurs sur un même projet. Ainsi, vous bénéficiez :
- d’un espace dédié aux échanges/chat,
- d’un espace de stockage de fichiers partagés
- d’applications embarquées pour éditer des documents directement depuis Teams
- d’un hub d’applications permettant de gérer un projet, comme Microsoft Planner avec lequel vous pouvez créer des tâches, les attribuer à des membres, indiquer leur état d’avancement, des délais, etc.
- de dizaines d’applications tierces sont disponibles, comme Wrike, Trello ou SmartSheet.
L’application Teams met à disposition les mêmes fonctionnalités sur smartphone et tablette au sein d’une seule application.
Enfin, Microsoft Teams vous permet d’organiser des visioconférences rassemblant jusqu’à 10 000 participants si vous souhaitez mettre en place un webinar ou autre.
L’offre Microsoft Teams
Microsoft Teams ne se vend pas séparément. Il s’inclut dans les offres proposées par Microsoft.
Un utilisateur peut être un organisateur de réunions ou conférence invitant des personnes ne disposant pas de licence. Les participants n’ont pas besoin de créer de compte pour disposer de toutes les fonctionnalités de l’outil, comme le partage d’écran ou la prise de main à distance.
Contrairement à Zoom, l’offre de Microsoft est plus complète et intégrée. En plus de profiter de l’outil collaboratif, vous avez accès, entre autres et selon l’offre à laquelle vous souscrivez, à :
- 1 To d’espace de stockage et de partage sécurisé sur OneDrive,
- la suite Office (Word, Excel et PowerPoint) installable sur 5 postes fixes et 5 postes mobiles
- une boîte mail de 50 Go avec un nom de domaine personnalisable (votre_nom@votre_entreprise.fr)
- une suite d’outil de sécurité avancée pour empêcher le vol et la fuite de données, le phishing, etc.
Retrouvez tous les packs et les prix sur cette page dédiée à Office 365.
Un critère déterminant pour choisir
Même si cela dépendra considérablement de votre besoin, Microsoft Teams reste LA véritable solution pour mettre en place une entreprise virtuelle et ainsi collaborer de manière efficace à distance.
Zoom : l’outil pour communiquer
Zoom est la solution dans l’industrie des communications vidéo.
En s’attaquant aux communications unifiées, Zoom permet ainsi d’organiser :
- des réunions à distance en Visio (formations, audioconférence, assistance technique…) à partir de 2 utilisateurs
- Des webinaires vidéo permettant :
- d’insérer des formulaires d’inscription jusqu’à 1 000 participants
- de diffuser sur Facebook Live ou YouTube Streaming
- un chat en direct pour répondre aux questions des participants
- une gestion de replay avec inscription a posteriori.
Il gère en plus un espace de messagerie instantanée, ainsi que la téléphonie pour s’intégrer dans un environnement de communication unifiée.
Soyez donc vigilants et anticipez les mesures à prendre nécessaires pour mieux vous protéger.
L’offre Zoom
Contrairement à Microsoft Teams, Zoom ne s’inclut pas au travers d’une application.
Seule la personne qui invite doit disposer d’une licence. Les participants n’ont pas besoin de créer de compte et peuvent rejoindre la réunion gratuitement.
La version gratuite de Zoom est intéressante pour commencer, mais elle est rapidement limitée.
En revanche, si vous passez à la version payante, le prix devient plus élevé par utilisateur.
Un critère déterminant pour choisir
Un logiciel simple d’utilisation et de mise en route pour communiquer avec vos collaborateurs ou clients à distance, sans nécessairement collaborer avec elles.
Le choix final
De toute évidence, nous n’avons pas de réponse à donner à votre place, ni de « gagnant » Votre choix final dépend de vos propres besoins et exigences organisationnels.
Retenez que si vous souhaitez simplement communiquer, l’offre gratuite de Zoom vous sera peut-être suffisante dans un premier temps. On pourrait même réduire le périmètre d’usage de Zoom à un cercle amis / famille. En effet, à l’heure où nous rédigeons l’article, des éléments confirment que l’application Zoom rencontre plusieurs problèmes de sécurité. En effet, selon des experts de la cyber sécurité, l’application ne respecte pas la sécurité des données de ses utilisateurs. Une partie de l’outil étant gratuite, en contrepartie, Zoom collecte les données de ses utilisateurs. Un service qui pourrait paraître moins sérieux qu’on l’aurait cru… Pour en savoir sur ces risques vous pouvez écouter Sébastien Fanti, préposé valaisan à la protection des données, dans une interview pour la RTS. D’autres journaux en ligne alertent aussi les internautes sur la vigilance nécessaire avec l’utilisation de Zoom.
Conseil sécurité : évitez au maximum d’installer le logiciel Zoom sur un PC d’entreprise. Et pour un usage sur un outil personnel, privilégiez d’installer une appli smartphone ios / Android.
Si vous devez utiliser une solution dans un cadre professionnel et si vous souhaitez continuer à manager vos équipes et avancer de manière performante, Microsoft Teams est l’outil qui s’impose.
Microsoft Teams est conçu nativement pour gérer efficacement les besoins des professionnels en collaboration d’équipe, à distance, tout en préservant la sécurité IT de l’organisation.
Si vous n’avez encore aucun de ces outils et que vous souhaitez être accompagné dans votre choix ou dans l’installation, n’hésitez pas à nous contacter.
Toute l’équipe Infologo reste mobilisée et à votre écoute en cette période exceptionnelle.
