Depuis des années, vos imprimantes envoient des documents scannés par email via le protocole SMTP de Microsoft. Ça fonctionnait, personne n’y touchait.
Mais ce modèle est en train de disparaître. Microsoft bascule les boîtes dites HVE (High Volume Email, les comptes dédiés aux envois automatisés en grand volume) vers une facturation à l’usage, et le remplacement technique prévu, OAuth 2, ne couvre pas tous les équipements.
Chez Infologo, prestataire IT basé à Lausanne et Genève, on gère déjà plusieurs situations clients concernées par ce changement, et la question revient systématiquement : « Je vais payer combien ? Et qui surveille ? »
Ce que Microsoft est en train de changer
Le SMTP authentifié classique permettait à une imprimante, un logiciel métier ou un serveur d’envoi d’utiliser une boîte Microsoft 365 pour expédier des emails, sans intervention humaine. Microsoft pousse maintenant vers OAuth 2, un protocole d’authentification plus sécurisé, et fait passer les boîtes HVE à un modèle de paiement par message envoyé ou par destinataire.
Le changement est actif. Les clients qui utilisent encore le SMTP pour leurs envois automatisés vont être concernés dans les prochaines semaines.
La question n’est donc pas de savoir si ça va changer, mais de savoir dans quelle situation se trouve chaque équipement.
L’erreur à ne pas faire : croire que l’âge de l’imprimante est un indicateur fiable
La compatibilité OAuth 2 ne se déduit pas de la date d’achat du matériel. C’est le point que la plupart des clients ratent, et c’est compréhensible, parce que l’intuition dit le contraire.
On a vu une Ricoh C3000 de plusieurs années chez un client gemevois passer sans problème en OAuth 2. Le firmware avait été maintenu à jour, et le constructeur avait intégré le support à temps. À l’inverse, d’autres équipements récents ne supportent pas encore ce protocole, soit parce que le constructeur n’a pas publié de mise à jour, soit parce que la mise à jour existe mais n’a pas été appliquée.
Résultat : il faut faire l’inventaire équipement par équipement. Pas par famille de matériel, pas par marque, pas par année. Équipement par équipement.
Ce que ça implique côté facturation
Pour les imprimantes compatibles OAuth 2, la migration est technique et relativement propre, même si elle demande une intervention sur chaque appareil.
Pour les autres, la solution de repli passe par une boîte HVE. Et là, le modèle change. Au lieu d’un coût fixe inclus dans la licence Microsoft 365, on bascule sur une facturation Azure à l’usage. Le montant varie chaque mois selon le volume réel d’envois, et il est facturé directement sur le compte Azure du prestataire qui gère l’environnement.
Ce modèle pose deux problèmes concrets pour une PME.
D’abord, la lisibilité : une ligne de facturation qui fluctue chaque mois sans explication claire, ça génère des questions.
Ensuite, la surveillance : si la consommation explose parce qu’un process automatique s’emballe ou qu’un utilisateur scanne des volumes anormaux, personne ne le voit avant la facture.
Ce qu’on recommande chez Infologo
La bonne approche pour les clients en HVE est de facturer un forfait mensuel fixe plutôt que de répercuter la facturation Azure variable telle quelle. Un montant de l’ordre de 5 CHF/mois par client couvre les frais de gestion administrative et offre une lisibilité que la facturation à l’usage ne permet pas.
Ce forfait doit s’accompagner d’une mention dans la facture précisant le volume d’envois moyen couvert. Si la consommation d’un client dépasse significativement cette base, ça permet de revenir vers lui avec des données concrètes plutôt qu’une augmentation inexpliquée.
Pour les équipes qui gèrent plusieurs clients, l’urgence est de constituer l’inventaire : pour chaque client, lister les imprimantes et multifonctions qui passent en OAuth 2 et celles qui basculent en HVE. Ce travail n’est pas très long si on l’organise bien, mais il ne peut pas être fait en masse. Il faut passer sur chaque équipement.
Sur l’ensemble des environnements clients qu’on a passés en revue récemment, moins de la moitié disposaient d’un inventaire à jour de leur parc d’impression avec l’état de compatibilité OAuth 2. C’est le premier angle mort à corriger.
Ce qui reste à confirmer
Les mécanismes exacts de provisioning et de refacturation Azure HVE sont en cours de clarification avec les distributeurs. La communication interne côté prestataires IT devrait se stabiliser dans les prochaines semaines. Ce que ça ne change pas : la nécessité de faire l’inventaire maintenant, avant que les boîtes SMTP existantes cessent de fonctionner ou que les premières factures Azure imprévues arrivent.
Si vous n’avez pas encore vérifié la situation de vos imprimantes, contactez-nous pour faire le point sur votre parc.
