Service Equipement Wescher SA
Service Equipement est une entreprise familiale spécialisée dans la conception, l’installation et la maintenance de matériel de cuisine professionnelle. Leur savoir-faire leur a permis une croissance rapide en un court laps de temps. Ils sont passés de 15 à 45 personnes en seulement 10 ans. Étant présente depuis les années 80, Service Equipement a également dû faire face à la transformation digitale des entreprises qui a fait naître des besoins auparavant inexistants.
- Savoir-faire inégalé depuis 1982
- Environ 45 collaborateurs dont certains travaillent à distance
- Entreprise familiale locale à l’écoute des besoins du client
- Présente dans la restauration commerciale, collective et évènementielle
- Propose des services de location, vente et maintenance
Collaboration & Mobilité
pour 45 collaborateurs
Comme toutes les PMEs genevoises dynamiques, Service Equipement n’a pas été épargnée par la nécessité de se réinventer. Pour toute entreprise de cette envergure la transformation et l’implémentation doivent être rapide et directement efficace.
Pour répondre aux nouvelles exigences du marché, l’équipe de direction a remarqué qu’une orientation vers plus de communication et plus de partage d’informations était nécessaire.
Le besoin premier était d’externaliser les données relatives à l’entreprise. Il fallait absolument faciliter la tâche aux collaborateurs sur le terrain. Leurs données, stockées sur des serveurs classiques à l’interne étaient peu digitalisées et peu accessibles. L’impression des documents avant chaque visite technique était une perte de temps importante, sans oublier le risque de ne pas avoir accès à la bonne documentation. Un risque accru par le nombre croissant de références dans les cuisines professionnelles et la technicité grandissante des appareils modernes.
Le deuxième besoin était de faciliter la communication au sein de l’entreprise et de la moderniser. En effet, celle-ci était limitée et peu fiable, notamment pour le stockage et l’archivage de mails et de documents légaux ou techniques.
Les outils en place, pas suffisamment professionnels, exposaient la PME à des failles possibles de sécurité et n’étaient pas utilisés uniformément par les équipes. Les collaborateurs avaient également une mobilité restreinte en raison de leur équipement PC et mobile non adapté.
La solution
La solution qui correspondait parfaitement aux besoins de l’entreprise était la suite Microsoft Office 365. Nous avons procédé à son installation sur différents terminaux et ainsi simplifié plusieurs aspects de la vie de cette entreprise.
La solution comprend toutes les applications fournies par le pack Office 365 Business Premium avec les logiciels de bureautique (Word, Excel…), la messagerie email, l’application One Notes, etc…
De plus, chaque employé a été équipé d’un laptop et d’un smartphone. L’uniformisation des dispositifs était une étape cruciale au bon fonctionnement de la solution et à une communication professionnelle.
Les bénéfices
La solution Office 365 a su convaincre cette entreprise et ses collaborateurs qui ne peuvent plus s’en passer, et cela pour de nombreuses raisons.
L’uniformisation des emails a été une étape importante de ce projet et a été bénéfique pour tout le monde. Auparavant, ils avaient des solutions multiples, souvent gratuites et très peu fiables. Perte d’emails, de pièces jointes, mauvaise synchronisation des boites mails et stockage limité sont quelques-uns des nombreux désavantages de ces solutions.
Avec Outlook les boites mail et les calendriers sont synchronisés en temps réel, l’espace de stockage est important et la sauvegarde se fait automatiquement.
Par la suite, un travail important d’uniformisation du classement de documents sur le logiciel Sharepoint a été fait. À présent, Service Equipement bénéficie d’une structure claire pour tous ses documents et leur stockage. Les documents de chantier et les fiches techniques y sont disponibles à la consultation, tout en assurant une cohérence du classement.
L’application OneNote s’est révélée très utile pour les techniciens sur site. Ils peuvent à distance et en temps réel mettre à jour des tâches en cours et informer des nouveautés concernant un dossier. Les notes prises sont stockées, classées et datées dans le dossier du bon client. En parallèle, ils ont accès aux fiches techniques du matériel qu’ils peuvent consulter et modifier selon le travail effectué ou les difficultés rencontrées.
Nous avons également implémenté la solution sur le matériel (laptop ou téléphone) des équipes en déplacement. Cela leur a permis d’atteindre une mobilité optimale. Les collaborateurs sur le terrain ont appris à mettre à jour les dossiers en temps réel et surtout à communiquer partout de la même façon.
L’implémentation de la solution et la formation des collaborateurs à son usage se sont faites sur une durée d’un an. Un court laps de temps lorsque nous prenons en compte les multiples besoins auxquels répondre et l’efficacité dont il a fallu faire preuve afin d’assurer que la solution puisse être utilisée au plus vite. Nous sommes très satisfaits de tous les aspects ayant pu être optimisés à travers cette transformation digitale.
Témoignage client
« Nous avons dû gérer une croissance forte du nombre de mandats de notre PME. Notre équipe a augmenté en conséquence, chaque année, pour faire face à ces nouveaux défis. Les outils de travail et les besoins ne sont plus les mêmes à 10 ou à 40 employés. Nous avons dû améliorer les outils informatiques de l’entreprise dans des délais très serrés. Grâce aux solutions cloud proposées par Infologo et Microsoft, des améliorations se sont fait sentir rapidement. »
M.Brice Wescher
Directeur Adjoint
