Dans le premier chapitre de notre série, nous avons fait le point sur ce qu’est la gouvernance des données. À présent, nous allons découvrir comment établir des règles pour la gouvernance de données d’une entreprise. Notez que ce que nous allons voir est vrai en ce qui concerne la gestion des données de vos clients, mais l’est également pour toutes les autres formes de gouvernances (pays, associations, entreprises…).
Fixer et suivre les règles en 3 points
Établir des règles
Les règles mises en place vont dépendre de l’entreprise et de son fonctionnement. Toutefois, elles devront prendre en compte les règles imposées par l’administration comme l’ISO ou la RGPD. Il faudra également établir les différents rôles comme celui du CDO (Chief Data Officer) qui sera en charge de la gestion des données de l’entreprise. Pour finir, le mécanisme de protection des données devra être mis en place afin d’éviter les pertes et les vols.
Respecter les règles définies
Il est bien de définir les règles, encore faut-il qu’elles soient suivies à la lettre. Il faudra donc, par exemple, mettre en place les droits d’accès aux données afin de permettre aux membres de l’organisation de pouvoir y accéder simplement et en toute sécurité. Le bon respect des règles permettra la bonne utilisation des données, mais également leur évolution et actualisation.
Faire preuve de flexibilité
Avec la digitalisation tout va plus vite et ce qui est vrai un jour peut s’avérer totalement faux le lendemain. C’est en partant de ce constat qu’il faut garder à l’esprit que tout le système de gestion et de gouvernance des données créé doit être flexible afin de maintenir un haut niveau de performance.
Gérer les différentes facettes des données
Administrer des données implique de gérer la solution dans son ensemble, et pas uniquement les données en elles-mêmes. Une base de données est un écosystème complet qui se compose :
- Du contenu : les données en elles-mêmes
- Du contenant : là où sont stockées les données
- De l’utilisation des données : pourquoi la donnée est conservée dans le système
Dans la gestion des données, il est important également de maîtriser les métadonnées, c’est-à-dire les informations qui définissent les données collectées (exemple : la date de mise à jour du dossier). Ces métadonnées permettent de garantir une meilleure récupération et réutilisation des données grâce aux fonctions de filtrage ou de classification qu’elles permettent notamment. On parle aussi de connaissance des données ou encore de dictionnaire sémantique.
Établir des règles et s’y conformer est essentiel pour bien gouverner les données collectées. Pour cela, il est important de mettre en place une organisation à la fois stricte et flexible. C’est le point que nous aborderons dans le prochain volet de cette série consacrée à la gouvernance des données.
