Dans une entreprise, gérer les dépenses informatiques est une étape obligatoire pour le bon développement de celle-ci et de son activité.
Elle nécessite une réflexion par rapport aux activités en cours d’une part, et aux nouveaux projets informatiques à mettre en œuvre d’autre part.
Cela doit permettre à la Direction des Systèmes d’Information (DSI), si c’est le cas dans votre entreprise, de construire une proposition pérenne de la fonction informatique.
Vous souhaitez mieux gérer ces dépenses informatiques ? Découvrez nos meilleurs conseils.
Dépense informatique : qu’est-ce que c’est ?
La dépense informatique ou le budget informatique d’une entreprise est la somme allouée et dépensée pour les systèmes et services de technologie de l’information d’une entreprise ou organisation.
Un budget informatique comprend de nombreux composants, tels que les catégories de fonctionnement, d’investissement et de projet. Et les types de dépenses, tels que les logiciels, le matériel, les abonnements et les services.
Qu’est-ce qu’un budget informatique typique ?
Il a tout d’abord pour objectif d’équilibrer l’activité de la DSI entre dépenses et prestations. Les dépenses sont répertoriées et totalisées par type (infrastructure, exploitation, support, maintenance, projets, etc.).
Le budget d’une DSI représente entre 1 et 9% du budget d’une entreprise selon le secteur d’activité .
La tendance est à l’augmentation de cette part budgétaire.
Quelques exemples de ratio maximum des dépenses de la DSI rapportées au chiffre d’affaires par secteur :
- Services financiers, Banques : 9 %
- Télécom : 5,5 %
- Conseil et services, Informatique : 4,5 %
- Électronique, Santé, Assurance, Transport : 3,5 %
- Automobile, Chimie, Biens de consommation, Energie : 2%
- Bâtiment, Distribution : 1%
Attention : Ces ratios sont extrêmement variables, selon le secteur et la taille de l’entreprise. Une des difficultés réside dans l’incertitude sur la prise en compte de l’ensemble des dépenses informatiques de l’entreprise : celles gérées directement par la DSI mais aussi celles qui sont moins visibles car diluées dans les budgets des métiers clients de la DSI.
Selon une étude de The Comptuer Economics IT Spending and Staffing Benchmarks de 2020-2021, les entreprises montrent une nette préférence pour consacrer leur budget informatique au cloud. Viennent ensuite l’analyse des données/l’informatique décisionnel, la transformation numérique puis d’autres solutions axées sur les données, le cloud et la sauvegarde.
Comment déterminer ses dépenses informatiques ?
Pour pourvoir anticiper et maîtriser vos dépenses et vos coûts en informatique, il faut commencer par les comprendre et les estimer. Pour cela, la première étape est de réaliser un audit complet qui prend en compte :
- un plan stratégique ;
- un schéma directeur informatique : reflet opérationnel de la stratégie de l’entreprise ;
- une checklist des différents projets : terminés, en cours et futurs ;
- le calcul de rentabilité des projets listés, leur valeur ajoutée.
C’est en dressant un inventaire que vous pourrez correctement évaluer si votre parc informatique nécessite quelques améliorations pour gagner en efficacité ou s’il est opérationnel.
Dépenses informatiques et économies : mode d’emploi
Le parc informatique d’une entreprise et son matériel est un investissement de taille dans le budget des dépenses. Il est donc important d’adopter les bons gestes pour éviter les surcoûts inutiles.
Quelques exemples simples pourront vous aider à faire quelques économies :
- vous débarrasser du matériel obsolète ;
- prendre soin des appareils pour prolonger leur durée de vie ;
- éteindre le matériel ou le mettre en veille prolongée durant les heures d’absence (nuit, week-ends, etc.) ;
- éviter les impressions nombreuses et pas toujours utiles. etc…
Au-delà de ces gestes simples du quotidien, vous devez prendre en considération un aspect considérable, celui de la sécurité de votre SI. En effet, les cyberattaques entrainant la perte des données de votre entreprise peuvent vous coûter très cher.
Pour en limiter les risques, il est nécessaire d’allouer un budget à la cybersécurité. Découvrez quelques-unes de nos ressources à ce sujet :
- Un article sur les mesures utiles à prendre pour protéger votre entreprise des cyberattaques.
- Une infographie pour comprendre les bons gestes en cas de cyberattaques.
Bonus : nos astuces pour mieux maîtriser vos dépenses informatiques
Mise en place d’un suivi avec un vrai processus
La rigueur est le maître mot. Pour être certain que chacun respecte sa mission et les procédures mises en place, communiquez clairement avec tous les collaborateurs de l’entreprise et apprenez-leur à vérifier que chaque point soit respecté.
Mise en place de la numérisation de la gestion des dépenses
Si vous utilisez un système permettant la récupération automatisée des factures qui s’ajoutent dans votre système comptable, vous verrez que cela peut vous aider à optimiser les dépenses.
Centraliser le suivi des dépenses liées aux abonnements
Chaque abonnement (logiciels, licences, matériel, etc) doit avoir sa facture. Faites en sorte de contrôler chacune d’entre-elles pour éviter les mauvaises surprises.
Derniers gestes simples et utiles
- Contrôler ce que vous utilisez (ou pas) en double, comme les logiciels, applications, etc.
- Réduisez les coûts de licences logicielles.
- Renforcez la maintenance de vos équipements informatiques plutôt que de devoir les jeter.
- Privilégiez l’externalisation de vos services informatiques (Services managés) pour une meilleure maîtrise de votre budget (et de votre temps!).
